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SharePointで「空き容量が不足しています。 このサイトのストレージの空き容量はほとんどありません。 空き容量を確保するには、不要なファイルを削除してごみ箱を空にします」と表示された場合、SharePointのストレージの空き容量を確保する方法について、以下を読み進めてください。
ご存知の通り、Microsoft 365 SharePoint で利用可能なストレージ容量は、購入したライセンスごとに 1TB + 10GB となっており、ストレージ容量を増やしたい場合は、購入サービスページ（Choose アドオン -> Office 365 エクストラファイルストレージ ).
通常、小規模な企業が社員間でドキュメントやファイルを共有する場合、SharePoint Online の 1TB のストレージ容量で十分です。 しかし、ドキュメントが頻繁に変更される場合、この容量ではすぐに不足します。 これは SharePoint がデフォルトで、ドキュメントを変更するたびに新しいバージョンを作成し、古いバージョンのドキュメントをセキュリティとバックアップ用に履歴として保持するためです。この機能は、" ファイルのバージョン管理 " と呼ばれ、SharePoint OnlineとOneDrive for Businessで利用することができます。
とはいえ ファイルのバージョン管理 は、必要に応じてドキュメントの以前のバージョンに戻したり（例：ウイルスによる不正な削除や変更の後）、ドキュメントに加えられた変更を追跡することができるため、非常に便利な機能ですが、その一方で、ファイルごとに多くの異なるバージョンを保存するため、SharePointで使用できるスペースが劇的に減少する可能性があります。
そのため、SharePoint Online のディスク容量が不足し、追加のストレージ容量を購入したくない場合は、以下の手順で、古いバージョンのファイルを削除し、ファイルのバージョンを最低限に保つようにファイルのバージョン管理の設定を変更し、SharePoint のディスク容量を解放してください。
SharePoint Onlineの空き容量を確保する方法。
ステップ1.SharePointのごみ箱を空にし、ストレージの空き容量を確保する。
SharePoint Onlineのストレージの空き容量を増やすには、まず、ごみ箱から削除された項目をすべて削除する必要があります。
1. クリック リサイクルリンク をクリックし、左側にある ごみ箱を空にする。
ステップ2.SharePoint Onlineのファイルバージョン数を減らす。
SharePoint OnlineとOneDrive for Businessは、デフォルトで各文書のバージョンを500まで保存できますが、これは過剰だと私は思います。 SharePoint Onlineで各ファイルの保存バージョン数を減らすには、次のようにします。
1. に移動します。 ドキュメント 図書館と 設定 メニュークリック ライブラリの設定。
2. クリック バージョンアップの設定。
3. バージョン管理設定]で、以下の項目を修正します。 以下のメジャーバージョン数を維持する の値を500から 100 をクリックします。 OKです。 これは、保持している100を超えるバージョンをすべて削除します。
* 追加ヘルプ SharePoint Onlineでファイルのバージョン管理を完全に無効にしたい場合は、SharePoint Online Management Shellツールの最新版をダウンロードし、管理者資格でSharePoint Online管理センターに接続し、以下のPowerShellコマンドを実行します。
- Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
ステップ3.SharePoint Onlineのファイルの旧バージョンを削除する。
SharePointのストレージを解放する3つ目の方法は、ファイルの古いバージョンを削除することです。 この手順の唯一の欠点は、各ファイルの以前のバージョンを個別に削除する必要があり、DMS-Shuttle for SharePointなどのサードパーティ製ツールを使用せずに、すべてのファイルの以前のバージョンを一度に削除するオプションが（この記事を書くまで）存在しないことです。
SharePoint ドキュメントの保存されたすべてのバージョンを表示および削除するには。
1. 選択 サイトコンテンツ をクリックします。 サイト設定 .
2. サイトの設定]をクリックします。 ストレージメトリクス の下に サイトコレクション管理 .
3.ここで バージョン履歴 を選択すると、保存されているすべてのバージョンが表示されます。
4. 最後にクリック すべてのバージョンを削除する を選択して、（現在のものを除く）以前のバージョンをすべて削除するか、または、必要なバージョンを1つずつ削除します。 削除 のオプションは、保存された各バージョンの下矢印のオプションにあります。
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アンディ・デイビス
Windows に関するシステム管理者のブログ
